A questão mais geral de habilitação da empresa já foi tratada em diversas ocasiões: Dúvidas sobre Habilitação, Mais Dúvidas sobre Habilitação, Habilitação no RADAR e O representante tem que ser Despachante?
Veremos agora a questão mais prosaica de como efetivar um representante.
Em primeiro lugar o responsável legal da empresa, já habilitado e de posse de seu certificado digital deverá acessar o software adequado, na internet, seguindo o caminho: www.receita.fazenda.gov.br > Aduana e Comércio Exterior > SISCOMEX > Acessos aos Sistemas Web > Cadastro de Representante Legal.
Deverá então clicar em "Certificado Digital"e informar a própria senha. Com isso poderá incluir os CPFs dos representantes, sejam eles funcionários da empresa, sócios ou despachantes aduaneiros.
Deverá também providenciar as devidas procurações para cada um dos representantes, outorgando os poderes adequados ao desempenho da missão que lhes está atribuindo.
Os despachantes já estão previamente cadastrados no Siscomex, mas os sócios e funcionários nomeados representantes deverão se dirigir à repartição aduaneira, munidos da procuração, identidade e documento que comprove a ligação com a empresa, contrato social para os sócios, carteira de trabalho para os funcionários, para providenciar as respectivas senhas pessoais.
Observação: como esse cadastramento não está regulado por instrução normativa, cada unidade acaba desenvolvendo suas próprias rotinas. Vale a pena consultar aquela onde será feito o cadastramento, para apresentar o conjunto de documentos por ela solicitado, que poderá apresentar variações em relação à lista que aqui indico.
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